Informationen zur Funktionsweise des Hinweisgebersystems

Warum nutzen wir das Hinweisgebersystem?

Unser oberstes Ziel ist es, rechtskonformes Verhalten innerhalb unseres Unternehmens sowie im Umgang mit anderen Personen und Unternehmen zu fördern. Wir sind uns bewusst, dass dies eine Herausforderung sein kann. Es ist möglich, dass die handelnden Personen in unserem Unternehmen nicht über alle gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben informiert sind oder deren Einhaltung als zusätzlichen Arbeitsaufwand empfinden. Wir schließen auch nicht aus, dass bewusst gegen Gesetze oder Verhaltensregeln verstoßen wird.

Mit unserem Compliance Tool können alle Beteiligten, also Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Führungskräfte und Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, Dienstleister etc.), Regelverstöße melden. Unter Regelverstoß verstehen wir jeden versuchten oder tatsächlichen Verstoß gegen Gesetze, Verhaltensregeln oder behördliche Vorschriften.

Ihre Meldung hilft uns, unser Ziel zu erreichen. Dafür danken wir Ihnen im Voraus!

Wie wird Ihre Meldung bearbeitet?

Im Folgenden erläutern wir Ihnen den Ablauf und die weitere Bearbeitung Ihrer Meldung. Unser Hinweisgebersystem ist so aufgebaut, dass wir nicht direkt mit Ihnen in Kontakt treten. Stattdessen erfolgt die Kommunikation über einen zwischengeschalteten Rechtsanwalt, der Ihre Identität schützt.

Sollte Ihr Hinweis personenbezogene Daten enthalten, werden diese entfernt oder ersetzt. So wird beispielsweise aus „Randalf Müller hat am 6.12. ein Transistorradio entwendet" durch den Anonymisierungsprozess „Eine Person hat Anfang Dezember ein technisches Gerät entwendet".

Da Ihre Kontaktdaten nicht an uns weitergegeben werden, wissen wir nicht, wer uns auf die Regelverletzung aufmerksam gemacht hat.

Wir nehmen Ihre Meldung ernst!

Jede Meldung wird von einem von uns beauftragten Rechtsanwalt geprüft und bewertet. Danach erfolgt die weitere Bearbeitung durch uns, die von der Änderung interner Abläufe bis hin zur Erstattung einer Strafanzeige reichen kann.

Anonymität ist gewährleistet!

Sie müssen bei der Meldung keine persönlichen Daten angeben. Diese Anonymität wird zusätzlich durch die individuelle Prüfung jeder Meldung durch einen spezialisierten Rechtsanwalt gewährleistet. Wir erhalten nur Einsicht in die bearbeitete, anonymisierte Meldung und verpflichten uns, keine weiteren Informationen anzufordern.

Wie geht es weiter?

Ihre Meldung wird in einem besonders geschützten Bereich eines digitalen Portals gespeichert, das nicht von uns betrieben wird. Auch unser Compliance Officer - also die Person, die sich bei uns um die Meldungen kümmert - hat keinen Zugriff auf Ihre Meldung, sondern nur auf die Meldungen, die bereits vom Anwalt bearbeitet wurden. Nur wenn Sie dies ausdrücklich bestätigen oder wünschen, darf der Anwalt Ihre Identität preisgeben.

Bleiben Sie informiert!

Nachdem Sie eine Meldung eingereicht haben, können Sie den Status Ihrer Meldung jederzeit in Ihrem Login-Bereich des Hinweisgebersystems einsehen. Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Spätestens drei Monate später erhalten Sie eine Rückmeldung über geplante oder bereits ergriffene Maßnahmen.

Stand 2023-09-12